Openbaarheid en hergebruik overheidsinformatie

De Wet open overheid (Woo) regelt de passieve openbaarmaking van overheidsinformatie (de zogenaamde Woo-verzoeken) en verplicht overheidsorganisaties om - op termijn, en gefaseerd - documenten in zeventien informatiecategorieën (vaak geclusterd in 11 categorieën) uit eigen beweging openbaar te maken (actieve openbaarmaking). Per 1 november 2024 is het wettelijk verplicht geworden om de eerste tranche aan informatie categorieën uit de Woo actief openbaar te maken. Daar voldoet de gemeente aan. Het verdere tijdspad voor de verplichting om stukken openbaar te maken voor de overige tranches is nog niet bekend. Ook stelt de Woo dat de informatiehuishouding verder op orde moet worden gebracht.

Passieve openbaarmaking
Onder de Woo is het mogelijk om een verzoek in te dienen om bepaalde documenten openbaar te maken. Het uitgangspunt is dat documenten die bij een bestuursorgaan berusten openbaar zijn. Het niet openbaar maken van informatie kan volgens bepaalde gronden zoals in de Woo aangegeven en moet steeds worden gemotiveerd.

Alle Woo-verzoeken gericht aan college of burgemeester worden sinds 1 december 2022 behandeld door het centrale Woo-bureau. De behandeling vindt in nauwe samenwerking met de inhoudelijke diensten plaats, omdat de documenten en de kennis over de openbaar te maken documenten binnen die diensten aanwezig is. Met de start van het Woo-bureau is meer capaciteit beschikbaar gekomen voor het behandelen van deze verzoeken.

In lijn met voorgaande jaren zagen we in 2024 opnieuw een lichte stijging van het aantal Woo-verzoeken. Ook worden de verzoeken complexer en veelomvattender en is de groep van Woo-verzoekers inmiddels verbreed tot onder meer (tegen de gemeente procederende) burgers en bedrijven, media, onderzoekbureaus en in een enkel geval gemeenteraadsleden. De behandeling van de Woo blijft wel een kritisch proces: met enige regelmaat worden omvangrijke verzoeken ingediend wat een groot beslag legt op de beschikbare capaciteit. Ook is er een stijging te zien van het aantal ingediende Woo-verzoeken.

De Woo kent een afdoeningstermijn voor Woo-verzoeken, maar biedt ook de ruimte voor zogenaamde maatwerktermijnen bij omvangrijke of complexe verzoeken. Er wordt ingezet op goed contact met de verzoeker, zodat de vraag van het Woo-verzoek duidelijk is en met de verzoeker een reële termijn kan worden afgesproken over de behandeling van het verzoek. Samen met de diensten en in goede afstemming met verzoeker wordt gewerkt aan een tijdige, maar zeker ook zorgvuldige behandeling van de Woo-verzoeken.

Bij de gemeente zijn geen verzoeken ontvangen op basis van de Wet hergebruik overheidsinformatie.

Actieve openbaarmaking
Implementatie van de actieve openbaarmaking is in het eerste kwartaal van 2023 gestart op basis van een startplan en wordt gefaseerd ingevoerd door een kwartiermaker en een Multidisciplinair Team Open Overheid.

Er is veel aandacht besteed aan het organiseren van bewustwording over de Woo bij collega’s. Zo zijn er diverse bijeenkomsten georganiseerd in de vorm van Meet&Greet, een samenkomst voor leidinggevenden over de Woo en is er een bijeenkomst georganiseerd in het kader van de OpenGov week, samen met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). De vaste, interne Werknetpagina over de Woo is voortdurend geactualiseerd. Voor de externe communicatie met de inwoners is een stemming gehouden over de beste voorbeelden van een open overheid van de Gemeente Den Haag. De beste vijf voorbeelden worden in februari 2025 tentoongesteld in het Atrium van het Stadhuis.
Op 1 november 2024 werd het verplicht vijf informatiecategorieën actief openbaar te maken. Dit vergde minimale aanpassingen, omdat de Gemeente Den Haag deze informatie al goed publiceerde. Er is ook begonnen met het onderzoeken van de informatiecategorieën uit Tranche twee, om hier bij invoering aan te kunnen voldoen. Voor wat betreft de invoering van deze actieve openbaarmaking wordt de fasering zoals deze nog nader zal worden vastgesteld door het ministerie van BZK gevolgd.
In 2024 is een beleidskader actieve openbaarmaking opgesteld. Over dit beleidskader zijn gesprekken met de uitvoerende diensten gevoerd, waarna het beleidskader waarschijnlijk in april 2025 zal worden vastgesteld.
Verder wordt met de diensten gesproken over het openbaar maken van extra informatie vanuit de inspanningsverplichting uit de Woo. Ook wordt een sturingsinstrumentarium ontwikkeld om de compliance aan de Woo te meten. Hiervoor is in 2024 een lijst met Key Performance Indicators (KPI's) opgesteld, waaronder het aantal documenten dat actief openbaar gemaakt wordt vanuit de gemeente Den Haag. Dit instrumentarium wordt naar verwachting met de invoering van Tranche twee gelanceerd.

Informatiehuishouding op orde brengen
De Woo en de Archiefwet schrijven voor dat de gemeentelijke informatiehuishouding in goede, geordende en toegankelijk staat moet zijn. Om hier invulling aan te geven zijn onder andere de volgende activiteiten uitgevoerd:

De implementatie van e-mailarchivering heeft vertraging opgelopen. De organisatorische impact die implementatie van deze methodiek op medewerkers heeft, was tijdens de besluitvorming hierover in 2022 nog onvoldoende inzichtelijk. Deze impact is in kaart gebracht en in 2025 zal na besluitvorming over het te volgen uitrolscenario e-mailarchivering worden ingevoerd.
Er is in 2024 een flinke inhaalslag uitgevoerd om achterstanden in archiefbeheer (vernietiging en overbrenging van fysiek en digitaal archiefwaardig materiaal naar het Haags Gemeentearchief) in te lopen;
Er zijn praktisch toepasbare oplossingen om de informatiehuishouding te verbeteren opgeleverd, zoals een “informatieplattegrond”;
Er is een nieuw Document Management Systeem ingericht, waarmee per 2025 vanuit één centrale locatie digitale informatie tijdig vernietigd en overgebracht kan worden en die tevens actieve openbaarmaking t.b.v. de Woo mogelijk maakt.

Een betrouwbare informatiehuishouding draagt bij aan het verder compliant worden van de organisatie, maar ook aan betere voorspelmodellen en deugdelijkere AI-prototyping.