Bedrijfsvoering

Organisatieontwikkeling
De complexiteit van de samenlevingsvraagstukken vraagt veel van de Gemeente Den Haag. Vanuit de ontwikkelagenda is ook in 2024 op alle vlakken ingezet op de verdere ontwikkeling van de organisatie als geheel en op het vergroten van het leervermogen van de organisatie. Met als doel om de integrale samenwerking in de complexe opgaven te bevorderen en zodoende het opgave- en gebiedsgericht werken als ook de nauwe samenwerking met inwoners en partners in de stad te versterken.

In 2024 liepen in totaal 58 organisatiewijzigingstrajecten (reorganisatie, herpositionering, tijdelijke organisatie, overgang organisatie). De meest in het oog springende ontwikkelingen waren of zijn:

• Diverse ontwikkelingstrajecten binnen Stadsdelen en Wijken van de dienst Publiekszaken;
• Reorganisatie van de afdeling Wonen van de dienst Stedelijke Ontwikkeling (en mogelijke overheveling huurteam vanuit de dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten);
• De afronding van de Overgang van Onderneming (OVO) van Jeugdhulp van dienst Onderwijs Cultuur en Welzijn (outsourcing) en de start van de OVO Meldkamer (insourcing);
• Reorganisatie van directie Veiligheid van de Bestuursdienst;
• De gemeentebrede bundeling van de twee vakdisciplines Leren & Ontwikkelen en Organisatieontwikkeling bij de dienst Bedrijfsvoering;
• De doorontwikkelingen van verschillende portefeuilles bij de dienst Bedrijfsvoering.

Dienst Publiekszaken heeft in 2024 ingezet op het programma gemeentebrede dienstverlening en geeft in de volgende fase de werkzaamheden van het programma een structurele plek in de dienst.

Inmiddels wordt structureel ieder jaar de Staat van de Organisatie (RIS319856) gepubliceerd, waarin zowel kwalitatief als kwantitatief wordt beschreven hoe de organisatie eruitziet en hoe wordt gewerkt aan de ontwikkeling van de organisatie.

Werkomgeving
Medio 2024 liep het programma Werkomgeving - waarmee we investeren in een prettige en veilige werkomgeving - een jaar. De medezeggenschap is actief betrokken bij het thema werkomgeving. Dit gebeurde in de ‘reguliere’ gesprekken met de centrale ondernemingsraad, ondernemingsraden, het lokaal overleg, medewerkersnetwerken en in diverse focus- en klankbordgroepen. In 2024 is ingezet op 1) luisteren, 2) leiderschap en 3) nieuwe instrumenten en acties:

• Luisteren: In 2024 is een medewerkersonderzoek uitgevoerd met verdieping op sociale veiligheid. De uitkomsten, op basis van de deelname van ruim 7.600 interne en externe medewerkers, laten zien dat het sociale veiligheidsklimaat in de basis op orde is en tonen een positieve trend in betrokkenheid, leiderschap en inclusie. Daarnaast wees het onderzoek ook aandachtspunten aan zoals werkdruk. Alle teams in de organisatie hebben op basis hiervan speerpunten gedefinieerd en werken met gerichte interventies aan een prettige en veilige werkomgeving. We hebben niet alleen middels het medewerkersonderzoek, maar ook op andere manieren intensief geluisterd naar -en geleerd van- ervaringen van interne, externe en vertrekkende medewerkers. Dit gebeurde onder meer door medewerkers- en loopbaancafés, dialoogtafels, via het medewerkersloket, (de evaluatie van) het bureau integriteit, het vertrekredenonderzoek, bedrijfsmaatschappelijk werk en de inzetbaarheidsmonitor.
• Leiderschap: Voor leiderschap is met de organisatiewaarden en eerder vastgestelde leiderschapsbeeld een gemeenschappelijke basis gecreëerd voor de inhoud en context van ons werk. Om het leiderschapsbeeld te implementeren zijn in 2024 dialoogsessies en gesprekstafels met leidinggevenden gehouden, zijn er competenties ontwikkeld, is er een buddynetwerk gelanceerd en is een concernbreed leer- en ontwikkelaanbod voor leidinggevenden ontwikkeld en geïmplementeerd.
• Nieuwe instrumenten en acties: We introduceerden het Haags gesprek, om wederzijdse ontwikkeling tussen medewerkers en leidinggevenden te stimuleren. Naast het Haags Introductieprogramma is ook het Haags Ontwikkelprogramma gestart om medewerkers te verbinden met organisatiewaarden en -koers (inspirerende medewerkersreis). Verder hebben we ingezet op het ondersteunen van doorstroommogelijkheden en vrijwillige loopbaanontwikkeling. In totaal hebben 372 adviesgesprekken plaatsgevonden waarin medewerkers met een loopbaanadviseur hebben afgestemd over korte loopbaanvragen. Daarnaast zijn er 155 individuele loopbaantrajecten afgenomen, waardoor medewerkers beter inzicht en bemiddeling hebben gekregen over interne loopbaanmogelijkheden en hun eigen potentieel. Er zijn vijf loopbaancafés georganiseerd om dienstoverstijgend interne arbeidsmogelijkheden onder de aandacht te brengen en netwerkcontacten te stimuleren. Deze cafés trokken ruim 400 deelnemers. Het aanbieden en matchen van werknemers op interne tijdelijke opdrachten blijkt een belangrijke sleutel te zijn om de interne doorstroom te bevorderen. Maandelijks worden groepstrainingen aangeboden waarin werknemers ondersteuning krijgen bij actief solliciteren, presenteren en netwerken. Er is een doelgroepgericht productaanbod ontwikkeld op basis van persona’s, zoals jongeren en medewerkers met fysiek belastende functies. De vraag naar medische trajecten is in 2024 sterk toegenomen, met 136 trajecten in totaal.

Met deze en andere activiteiten is vanuit het Programma Werkomgeving in 2024 focus gegeven aan een prettige en veilige werkomgeving voor zowel het individu als het collectief. Deze participatieve aanpak vergt tijd om te renderen en aandacht blijft continu nodig.

Leren en ontwikkelen
In 2024 is 1,3% van de loonsom besteed aan de vorming en opleiding van medewerkers. Dit percentage ligt lager dan in 2023 (1,4%) en onder de norm van 2%. Leren & Ontwikkelen (L&O) heeft een belangrijke ontwikkeling doorgemaakt. Sinds 1 juli 2024 is L&O één centrale, hoogwaardige afdeling L&O voor de hele gemeentelijke organisatie, voor iedereen beschikbaar vanuit DBV/P&O. Na de ontwikkelfase waarin we de dienstverlening hebben uitgebouwd en de borgingsfase waarin de formele reorganisatie is gerealiseerd zijn we nu in de fase waarin het nieuwe dienstverleningsmodel van L&O wordt geïmplementeerd, als partner in Leren & Ontwikkelen faciliteren wij de continue ontwikkeling van onze professionals, managers, teams en organisatie om merkbaar en meetbaar het verschil te maken voor de Haagse burger. We geloven in het verbinden van leren met presteren. De werkplek is een krachtige leeromgeving. Daar, in de dagelijkse werkpraktijk, gebeurt het of moet het gebeuren. Daar is dus ook de toegevoegde waarde van leren en ontwikkelen zichtbaar.

Arbeidsmarkt en werving
Van de 1.407 vacatures die in 2024 werden opengesteld is 39% intern vervuld. Het aantal vacatures blijft licht groeien en wordt minder vaak intern vervuld (in 2023: 1.386 vacatures en 45% intern vervuld). De tijd om een vacature te vervullen neemt toe (102 dagen in 2024 versus 97 dagen in 2023). We zien dat de structurele arbeidsmarktkrapte een steeds grotere uitdaging voor onze organisatie wordt. Een aanzienlijk deel van deze functies is moeilijk te vervullen, waardoor de continuïteit van onze dienstverlening onder druk komt te staan. Om deze uitdagingen aan te pakken, zetten we in op innovatieve instroom en retentie strategieën. Onze focus ligt op het verbeteren van de gehele medewerkersreis binnen de IDU-keten (Instroom, Doorstroom en Uitstroom) en de implementatie van Strategische Personeelsontwikkeling (SPO). Dit biedt een geïntegreerde aanpak voor de personele vraagstukken van onze organisatie.

Rondom instroom hebben we in 2024 een aantal initiatieven genomen. Als eerste is de doelgroepgerichte wervingsaanpak gestart en is een nieuwe website ontwikkeld met focus op een optimale sollicitantervaring. Daarnaast zijn opleidingsprogramma’s gestart voor schaarse IT-functies en is het selectieproces verbeterd, onder andere door een inclusief werving en selectieproces en inzet van bias free instrumenten. Tot slot startten we samenwerkingsverbanden met andere G4 en provincies rond arbeidsmarktkrapte.

In het kader van doorstroom zijn in 2024 (nieuwe) doelgroepgerichte loopbaaninstrumenten geïntroduceerd waaronder de loopbaan cafés en koersgesprekken. Tevens is de visie op bureau Capaciteit (werktitel) opgesteld. Centraal staat hierbij de integrale capaciteitsaanpak waarmee het vraagstuk van externe inhuur verbonden wordt aan interne doorstroom en behoud van talent. Met SPO, het Haagse gesprek en met het aanbod op het gebied van Leren & Ontwikkelen, vergroten we stap voor stap de interne flexibiliteit en doorstroommogelijkheden van medewerkers.

Op het gebied van uitstroom is in 2024 een onderzoek uitgevoerd om inzicht te krijgen in vertrekredenen. Deze inzichten helpen om het offboardingproces te verbeteren en waardevol talent waar mogelijk te behouden.

Diversiteit en inclusie
We investeerden verder in het realiseren van een diverse en inclusieve organisatie, bijvoorbeeld door te starten met het borgen van de nieuw vastgestelde kaders voor inclusieve werving en selectie (RIS319347). In dat kader waren er diverse dialoogsessies over ‘leiderschap en diversiteit en inclusie’ en ‘inclusief samenwerken’. Daarnaast zijn diverse evenementen georganiseerd voor en door medewerkers. Voorbeelden hiervan waren de Diversity Day en een Iftar-maaltijd. De gemeenteraad is nader geïnformeerd over de inzet rondom diversiteit en inclusie via een voortgangsrapportage (RIS319347). Verder startte in september een kwartiermaker die zich in het bijzonder richt op de doorontwikkeling van de diversiteit- en inclusie aanpak.

Bij de diversiteit in ons personeelsbestand zien we dat de positieve lijn van de afgelopen jaren doorzet (zie tabel).

* Bron: Barometer Culturele Diversiteit (CBS) peildatum 1 juli
* Cijfers uit de barometer culturele diversiteit worden medio 2025 verwacht

Als sociaal werkgever geven wij het goede voorbeeld door zelf bij te dragen aan het realiseren van de banenafspraak. Het aantal medewerkers dat bij de gemeente werkt en dat is opgenomen in het Doelgroepregister is 369,46 fte (peildatum 31 december 2024 en we tellen daarbij alleen de medewerkers die na invoering van de Participatiewet (1 januari 2015) in dienst zijn gekomen). We hebben daarmee ook in 2024 ruimschoots voldaan aan de wettelijke taakstelling (als quotum geldt een percentage van 2,76% van de gemiddelde bezetting in fte (36 uur) in 2024; dit betekent een doelstelling voor de gemeente Den Haag van 274 fte.)

Duurzaam inzetbaar
In 2024 is het gemiddelde verzuimpercentage opnieuw toegenomen (van 7,4% in 2023 naar 7,7%). Medewerkers melden zich even vaak ziek als in 2023 (verzuimfrequentie 1,1), maar zijn met een gemiddelde verzuimduur van 31,4 dagen wel wat langer ziek (in 2023 gemiddeld 29,4 verzuimdagen).

In 2024 is de nieuwe arbodienstverlener gestart. De nieuwe dienstverlener legt extra nadruk op duurzame inzetbaarheid en op demedicalisering. Leidinggevenden en medewerkers worden al vroeg in het re-integratietraject ondersteund.

De module psychosociale arbeidsbelasting (onderdeel van de periodieke Risico- Inventarisatie en Evaluatie) die in 2024 is uitgevoerd, liet werkdruk en herstelbehoefte zien als belangrijkste risico's. In deze module zijn ook de uitkomsten van het medewerkersonderzoek betrokken. Daaruit kwam naar voren dat een derde van de medewerkers een hoge werkdruk en herstelbehoefte ervaart.

In september 2024 zijn de Haagse weken van loopbaan en vitaliteit georganiseerd. 1.000 medewerkers hebben de vitaliteit- en loopbaanmarkten op verschillende locaties in de stad bezocht, 600 medewerkers hebben online masterclasses gevolgd en 600 medewerkers deden mee met de stappen-challenge.

Op de dag van de mantelzorger (10 november) is een campagne gestart voor mantelzorgers in dienst van de gemeente Den Haag. Deze campagne heeft de duur van 2 jaar. Alle medewerkers kunnen bellen voor advies of ondersteuning en kunnen altijd terecht op een speciaal ingericht platform.

We hebben in 2024 besloten om een proef voor een hersteltijdregeling medewerkers in een aantal fysiek zware functies vanaf 62 jaar een dagdeel minder kunnen werken en vanaf 65 jaar een dag minder. Het doel hiervan is dat deze medewerkers duurzaam en met plezier inzetbaar blijven. De proef gaat januari 2025 in en duurt 2 jaar.

Agressie en geweld
Incidenten van normoverschrijdend gedrag (agressie en geweld) worden via het Gemeentelijke Incidenten Registratiesysteem (GIR) gemeld bij het Expertisepunt Veilige Publieke Dienstverlening (EVPD). Zij biedt medewerkers en leidinggevenden die hiermee te maken krijgen professionele ondersteuning.
Het aantal registraties van GIR in 2024 bedraagt 774 (2023: 802). Het gaat om 222 (2023:233) meldingen van (non)verbale agressie, 443 (2023:502) meldingen van personele bedreigingen en 77 (2023: 67) meldingen van fysieke agressie.

De lichte daling (3,61%) van het aantal incidenten kan te maken hebben met het feit dat diensten – zoals SZW – meer preventieve maatregelen treffen zoals de inzet van senior (agressie) coaches. Daarnaast is er minder vaak sprake van recidive; het EVPD draagt bij aan advisering over betere dienstverlening. Hierbij wordt het principe van wederkerigheid toegepast; het onderhoud en herstel van een goede relatie met de burger. Ook waar begrenzing van die burger en bescherming van de medewerker nodig is. Zo worden door het EVPD met grote regelmaat incidentgesprekken gevoerd met burgers die normoverschrijdend gedrag hebben vertoond. Tijdens deze gesprekken wordt de burger begrensd in het wangedrag. Tegelijkertijd wordt bezien wat nodig is om het contact te herstellen zodat goede dienstverlening weer mogelijk is.

Collectieve arbeidsovereenkomsten
De Cao Gemeenten heeft een looptijd tot 1 april 2025. In november 2024 startten daarom de onderhandelingen voor een nieuwe cao. De Cao Ambulancezorg heeft een looptijd tot en met 31 januari 2025. De onderhandelingen voor een nieuwe cao moeten nog beginnen. Cao Aan de Slag heeft een looptijd tot en met 31 december 2024, onderhandelingen over een nieuwe cao zijn nog niet begonnen.  

Personeelsreglement en arbeidsvoorwaarden
Het Haags personeelsreglement (Hpr) is 1 januari 2024 en 1 november 2024 geactualiseerd en gedeeld met de medewerkers. Belangrijke aanpassingen in het Hpr waren:

• Het toevoegen van het Blad Medewerkersloket (voorheen het Bemiddelingsloket) met een uitgebreidere taakomschrijving;
• De pilot Vrijwilligersfaciliteiten waarbij medewerkers per jaar maximaal 16 uur kunnen besteden voor vrijwilligerswerk voor de stad Den Haag;
• Het laten vervallen van het verschil tussen dienstritten en dienstreizen waardoor één vergoeding geldt voor reizen die voor het werk worden gemaakt;
• De invoering van het Haags Gesprek;
• De invoering van fietsregelingen voor de medewerkers onder de Cao aan de Slag en de medewerkers onder de Cao Sociale Werkvoorziening.