Bedrijfsvoering

In 2024 zijn stappen gezet die hebben bijgedragen aan het verbeteren van de financiële huishouding van de gemeente. Hieronder worden ze kort samengevat aan de hand van de vier punten genoemd in de contourenbrief actualisatie financieel beleid (2023 RIS314462, 2024 RIS318378). Daarnaast is het afgelopen jaar de financiële kaderstelling geactualiseerd, is gewerkt aan een brede heroverweging en is interne beheersing verder versterkt.

1. Actualiseren en verankeren begrotingsregels
Nadat de begrotingsregels eerder al waren opgenomen in de programmabegroting 2024-2027, zijn deze in het afgelopen jaar ook verankerd in de geactualiseerde verordening financieel beheer en beleid. Deze is op 18 december 2024 vastgesteld door de gemeenteraad (RIS320520).

2. Organiseren cofinancieringsfonds
Het cofinancieringsfonds helpt de gemeente stedelijke opgaven te realiseren door externe (mede)financiering van het Rijk, de provincie, de Europese Unie en andere partijen te benutten voor grote projecten. In 2024 zijn de spelregels voor het cofinancieringsfonds opgesteld, die toezien op de voeding en inzet van het fonds. De spelregels zijn opgenomen in de programmabegroting 2025-2028 en vastgelegd in de geactualiseerde verordening financieel beheer en beleid. Het fonds is in 2024 ingezet voor diverse projecten en programma's, waaronder Den Haag Zuidwest.

3. Inrichten investeringsbegroting
In 2024 is er een inventarisatie uitgevoerd van het huidige bezit van de gemeente Den Haag. Hierbij is gepoogd om tot een modelmatige benadering te komen voor de vervangingskosten van het bezit. Hoewel er een goed beeld is van het bezit, biedt de verwachte modelmatige benadering te weinig houvast om de complexe werkelijkheid te vatten. Een volgende stap die we gaan zetten, is het uitwerken van acties om, op basis van het huidige MIP, een beter inzicht in en overzicht over de investeringen te krijgen.

4. Transparanter maken P&C-cyclus
In 2024 zijn er diverse stappen gezet die bijdragen aan een transparantere P&C-cyclus. In de opzet van de programmabegroting 2025-2028 zijn vier aanpassingen opgenomen:

• De programmateksten zijn gestructureerd volgens de drie W-vragen (wat willen we bereiken? wat gaan we daarvoor doen? wat mag dat kosten?).
• Het budgettair inzicht is vergroot door de tabellen meerjarig te maken.
• Hoofdstuk 1 is herzien, zodat dit een zelfstandig leesbaar hoofdstuk is, dat meer inzicht geeft in de financiële positie van de gemeente. Ook zijn de paragrafen duidelijker geschreven.
• Er is een activiteitenboek opgesteld, dat extra inzicht biedt in de opbouw van de budgetten per activiteit.

Aanvullend op de aanpassingen in de programmabegroting zijn ook de tussentijdse rapportages herzien. Zo wordt de viermaands nu onderdeel van de voorjaarsnota, waarmee de voorjaarsnota een integraal vertrekpunt voor de programmabegroting vormt. En wordt de achtmaands vervangen door een najaarsnota, die naast een prognose van het verwacht resultaat, ook een begrotingswijziging bevat, waarmee kan worden voldaan aan de eisen rondom rechtmatigheid. Deze aanpassingen zijn verwerkt in de verordening financieel beheer en beleid en zullen met ingang van 2025 geëffectueerd worden.

Financiële kaderstelling actualiseren en verduidelijken
Afgelopen jaar is de kadernota weerstandsvermogen opgesteld en vastgesteld door de gemeenteraad (RIS320223). Het beleid in deze kadernota zorgt dat de beschikbare risicobuffer van de gemeente toereikend is en blijft. Uitgangspunten van het nieuwe beleid zijn eenvoud, zodat keuzes duidelijk uitlegbaar zijn, en stabiliteit, zodat de beschikbare weerstandscapaciteit voorspelbaar en stabiel is.

Ook is de kadernota overhead opgesteld en vastgesteld (RIS320519), waarmee personeelslasten voor management en ondersteuners direct aan de taken en activiteiten van de programma’s worden toegerekend in plaats van aan programma 16 (overhead). Hiermee ontstaat een vollediger inzicht in de totale kosten die binnen een beleidsterrein gemaakt worden. De nieuwe kadernota overhead wordt begin 2025 in de begroting verwerkt.

Zoals eerder genoemd, is de verordening financieel beheer en beleid in 2024 geactualiseerd en aangepast op de kadernota’s weerstandsvermogen en overhead, actuele regelgeving en het financieel beleid in de programmabegrotingen 2024 en 2025. De laatste actualisatie was in 2018, met een beperkte update in 2023 voor de rechtmatigheidsverantwoording naar aanleiding van nieuwe regels.

Brede heroverweging
In aanloop naar de gemeenteraadsverkiezingen in 2026 is er het afgelopen jaar, op basis van de door de gemeenteraad aangenomen motie (RIS314200), gewerkt aan een zogenoemde ‘brede heroverweging’. Dit is een technische analyse van de begroting, met als doel inzicht te krijgen in de beïnvloedbare ruimte van de begroting en mogelijkheden voor besparingen, intensiveringen en aanpassingen van inkomsten. De gemeenteraad is over de aanpak geïnformeerd (RIS318500) en tijdens een technische sessie met de commissie Bestuur op 28 augustus 2024 is de aanpak nader toegelicht. De uitkomsten van de heroverweging worden voor het zomerreces 2025 aan de gemeenteraad gestuurd.

Interne beheersing
In 2024 is door het programma Doorontwikkeling Financiële Administratie verder gewerkt aan het borgen van een kwalitatief goede, actuele en rechtmatige financiële administratie. Daarnaast zijn er stappen gezet in procesautomatisering, met vijf robots die inmiddels administratieve taken ondersteunen. Verder is de Haagse Standaard voor Contractbeheer en Contractmanagement is opgeleverd, waarin de kaders voor professioneel opdrachtgeverschap binnen de gemeente zijn vastgelegd (zie ook Inkopen en aanbesteden) en is er een rapportage Frauderisicomanagement en Fraude risicoanalyse (RIS320105) opgesteld (zie ook Risico’s en Resilience). Tot slot is het convenant Horizontaal Toezicht ondertekend. Dit convenant markeert een nieuwe fase van samenwerking op basis van wederzijds vertrouwen tussen de gemeente en de Belastingdienst.

Doorontwikkeling Control
Evenals bij de andere bedrijfsvoeringsdisciplines vindt er bij Control ook doorontwikkeling plaats. Zo is in 2024 in het kader van het Programma Besluitvorming gewerkt aan de verduidelijking van de rol van de controller en de werkafspraken die hierbij passen. Concreet heeft dit geleid tot een vastgesteld Financieel Controlstatuut in het GMT begin december jl. In dit controlstatuut worden de taken, rollen en bevoegdheden die behoren tot de uitoefening van de controlfunctie beschreven en toegelicht met als doel het samenspel met het lijnmanagement te expliciteren. Daarbij voorziet dit statuut in de verankering (en formalisering) van het zgn. three lines-model en van het organiseren van tegenspraak vanuit de financiële keten. Daarnaast is een (concept)visie op Control in 2030 ontwikkeld en gewerkt aan het versterken van het vakmanschap en intervisie tussen controllers.