Bedrijfsvoering

Sinds 2023 legt het college zelf verantwoording af over de rechtmatigheid. Tot en met 2022 maakte dit onderdeel uit van het accountantsoordeel. Om te komen tot een oordeel over de rechtmatigheid, worden drie verschillende criteria beoordeeld:

1. Begrotingscriterium

2. Voorwaardencriterium

3. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Hieronder wordt per criterium kort toegelicht wat het is, wat de bevindingen over 2024 zijn en welke maatregelen er getroffen worden, of al getroffen zijn, om de onrechtmatigheden in de toekomst te minimaliseren.

1. Begrotingscriterium
Het begrotingscriterium gaat om de vraag of is gewerkt binnen de budgetten zoals deze door de raad beschikbaar zijn gesteld. Hierbij geldt dat elke overschrijding van de lasten of van investeringskredieten op programmaniveau onrechtmatig is. Hetzelfde geldt voor elke reservemutatie die niet begroot is. Bij begrotingsonrechtmatigheden kan sprake zijn van een acceptabele onrechtmatigheid. Dit is het geval, wanneer een onrechtmatigheid voldoet aan minimaal één van de zes criteria die in artikel 5:14 lid 10 van de algemene verordening financieel beheer en beleid 2025 zijn opgenomen:

1. de afwijking past binnen het door de gemeenteraad geaccordeerde beleid en kleiner is dan de rapporteringsgrens of kleiner is dan 10% van het programmatotaal of het investeringsbudget; 

2. de afwijking tot stand komt door lasten die worden gedekt door direct gerelateerde externe baten; 

3. de afwijking is toegelicht in de najaarsnota*; 

4. de afwijking ontstaat binnen het bestaande beleid, maar de informatie zo laat bekend was dat een raadsbesluit of begrotingswijziging niet meer mogelijk was; 

5. de afwijking is gemeld aan de gemeenteraad middels een raadsinformatiebrief; 

6. de afwijking voortvloeit uit een raadsbesluit.

*in 2024 was nog sprake van een achtmaandsrapportage in plaats van najaarsnota. 

Bevindingen 2024
Over 2024 is in totaal voor € 18,2 mln. aan begrotingsonrechtmatigheden geconstateerd door overschrijdingen van de lasten. Van deze € 18,2 mln. voldoet € 11,6 mln. aan de voornoemde criteria en is daarmee acceptabel. Deze overschrijdingen worden daarom niet verder toegelicht in deze paragraaf; hierop is wel een toelichting opgenomen in het betreffende programma in hoofdstuk twee van deze programmarekening.

De totale begrotingsonrechtmatigheid van € 18,2 mln. is verdeeld over vier begrotingsprogramma’s: 
                                (× € 1.000)

De onacceptabele overschrijding van € 6,6 mln. binnen het programma buitenruimte kent verschillende redenen. € 2,8 mln. komt door hogere kosten voor de aanschaf van materialen en de uitvoering van werkzaamheden, zoals bijvoorbeeld het herstel van de paden in de Scheveningse Bosjes en het Rosarium in het Zuiderpark. € 2,7 mln. komt door het inlopen van achterstanden in beheer en onderhoud van civiele kunstwerken. De resterende € 1,1 mln. is het gevolg van een herstelactie ten aanzien van de onregelmatigheidstoeslag. Op deze overschrijdingen wordt uitgebreider ingegaan in de toelichting bij programma 9.

Verbetering beheersmaatregelen begrotingscriterium
Om de begrotingsonrechtmatigheden in de toekomst terug te dringen, zijn er verschillende verbetermaatregelen getroffen. Deze zijn in de loop van 2024 ingezet en zijn tweeledig. Enerzijds is de interne gesprekscyclus versterkt. Op verschillende niveaus in de organisatie vindt periodiek het gesprek over financiën plaats. Deze gesprekken worden ook in toenemende mate ondersteund door (financiële) data, om de objectiviteit te borgen en de uniformiteit te vergroten.

Anderzijds is de P&C-cyclus aangepast, waardoor er vanaf 2025 een najaarsnota komt. Met deze najaarsnota kan de begroting laat in het jaar worden bijgesteld voor neutrale, technische, mutaties die anders tot een onrechtmatigheid zouden leiden. De raad is hier uitgebreider over geïnformeerd met de commissiebrief herziening tussentijdse rapportages (RIS320524). Met een combinatie van deze twee verbeteringen, wordt beoogd om onrechtmatigheden zoveel mogelijk te voorkomen en als dit niet mogelijk is, uw raad hier tijdig – in de najaarsnota – over te informeren.

2. Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium gaat over de vraag of uitgaven plaatsvinden binnen de geldende wet- en regelgeving. Het grootste onderdeel hierbinnen is de controle op de naleving van de regels rondom aanbesteden. In totaal zijn er in 2024 bijna 1 mld. inkoop gerelateerde uitgaven gedaan. Hier heeft een steekproefsgewijze controle op plaatsgevonden, waarmee € 217 mln. is gecontroleerd. Uit deze controle is voor € 15,9 mln. aan onrechtmatigheden geconstateerd. Bijna 60 % hiervan heeft betrekking op raamovereenkomsten voor de inzet van externen. Omdat niet de hele massa gecontroleerd is, worden de geconstateerde onrechtmatigheden geprojecteerd op het deel dat niet gecontroleerd is. Na projectie bedraagt de totale fout op het voorwaardencriterium € 38,5 mln. De geconstateerde onrechtmatigheden worden hieronder gegroepeerd toegelicht.

Contracten die in een voorgaand jaar onrechtmatig zijn bevonden         € 8,0 mln. 
In veel gevallen heeft een contract een meerjarige looptijd. Hierdoor kan het zo zijn dat in een voorgaand jaar op een contract onrechtmatigheden geconstateerd zijn en dat dit contract – doordat de contractuele verplichting nog doorloopt – nog steeds gebruikt wordt. Nieuwe uitgaven op een dergelijk contract zijn dan nog steeds onrechtmatig. Van de bevindingen in 2024 heeft € 8 miljoen betrekking op contracten waar ook in een eerder jaar onrechtmatigheden op zijn geconstateerd. Van deze € 8 miljoen is € 5 miljoen te koppelen aan één specifieke raamovereenkomst voor de inzet van externen. Dit contract is inmiddels opnieuw aanbesteed, waardoor uitgaven in 2025 weer rechtmatig plaatsvinden.

Inkoop kantoorapparatuur                        € 3,8 mln.  
In 2020 is er een aanbesteding opgestart voor de inkoop van kantoorapparatuur. In dezelfde periode is er, door de COVID-pandemie, versneld ingezet op de aanschaf van apparatuur waarmee medewerkers in staat werden gesteld om vanuit huis te werken. Hierdoor was de maximale waarde van het contract eerder bereikt dan verwacht werd. Dit is gesignaleerd en hierom is een nieuwe aanbesteding opgestart. Deze procedure heeft echter, door bezwaar vanuit marktpartijen, vertraging opgelopen. De combinatie van deze factoren heeft geleid tot een overschrijding van het contract, wat onrechtmatig is. De nieuwe aanbesteding bevindt zich inmiddels in de laatste fase.

Raamovereenkomsten voor externe inhuur                  € 3,3 mln. 
Er zijn binnen de organisatie diverse raamovereenkomsten, waarbinnen personeel ingehuurd kan worden. Deze raamovereenkomsten worden afgesloten per expertisegebied, bijvoorbeeld juristen of IT-ers, en kunnen dan door de hele organisatie benut worden. De afgelopen periode is, op basis van aangescherpte wetgeving en als onderdeel van het verbeteren van het inkoopproces, het benutten van deze raamovereenkomsten gestimuleerd. Hierdoor ontstaat een betrouwbaarder beeld van de inhuurbehoeften. Voorheen vond het afsluiten van inhuurovereenkomsten gefragmenteerd in de organisatie plaats.

Een gevolg hiervan is dat er meer kosten ten laste van deze contracten zijn gebracht dan waar deze voor waren afgesloten. Hierdoor is de maximale contractwaarde overschreden. Dit heeft geleid tot een onrechtmatigheid van € 3,3 mln.

Overig                                 € 0,8 mln. 
Tot slot zijn er een aantal kleine onrechtmatigheden, die het gevolg zijn van overschrijdingen van de contractwaarde. Of van inkopen waar de inschatting is gemaakt dat deze onder de aanbestedingsgrens zouden blijven, maar waarbij de grens toch overschreden is. Het gaat hier om vier casussen die optellen tot € 0,8 mln.

Onduidelijkheden
Naast onrechtmatigheden kan bij de aanbestedingsregels ook sprake zijn van onduidelijkheden. Ook voor onduidelijkheden telt een verantwoordingsgrens van 1% (€ 36,1 mln.). Onduidelijkheden zijn situaties waarin niet met zekerheid gesteld kan worden of er rechtmatig aanbesteed is. In 2024 is er voor € 7,2 mln. aan onduidelijkheden geconstateerd. Ook hier vindt een projectie op plaats, waardoor de onduidelijkheid na projectie uitkomt op € 22,2 mln. In vrijwel alle gevallen zijn deze onduidelijkheden het gevolg van bestedingen die niet gekoppeld zijn aan een contract en waarbij ook niet te achterhalen is of deze binnen de scope van een contract vallen.

Verbetering van het inkoopproces
Binnen de organisatie wordt al langere tijd gewerkt aan verbeteringen in het inkoopproces. De afgelopen jaren heeft de focus gelegen op het verbeteren van het proces en het vergroten van het inzicht in de inkopen. Dit is begonnen met de implementatie van een nieuw inkoopproces in 2022. Vervolgens is ingezet op verbeteren/versterken van de registratie van contracten en het gebruik van inkooporders. Dit heeft ertoe geleid dat inmiddels een groot deel van de inkopen van meer dan € 1.000 geregistreerd worden, waardoor het inzicht in deze uitgaven enorm vergroot is. Dit heeft echter ook meer inzicht gegeven in wat er niet goed gaan, met een grotere onrechtmatigheid tot gevolg.

Vanuit dit inzicht kunnen er nu gerichte verbeteracties uitgevoerd worden. Dit zijn enerzijds herstelacties voor lopende contracten en anderzijds procesverbeteringen voor nieuwe contracten. Hierin wordt gebruik gemaakt van zowel systeemtechnische maatregelen, als van maatregelen die gericht zijn op het vergroten van de kennis en expertise rondom inkoop.

De afgelopen periode zijn alle lopende contracten gescreend. Hierbij is gecontroleerd of het contract op de juiste wijze geregistreerd is en of er op dit moment risico’s zijn ten aanzien van de rechtmatigheid. Waar nodig is hier actie op ondernomen. Ook zijn er diverse signalen in het systeem ingebouwd, waarmee een contractmanager wordt geïnformeerd als een contract 70% van zijn maximale waarde heeft bereikt én als een contract binnen 9, 6 en 3 maanden afloopt, zodat tijdig een nieuwe aanbesteding gestart kan worden. Tot slot is ingesteld dat wanneer de einddatum van een contract bereikt is, of wanneer de maximale waarde van een contract bereikt is, het contract op slot gaat. Dit betekent dat er geen nieuwe inkooporders meer op dit contract geplaatst kunnen worden.

Tegelijkertijd wordt er gewerkt aan het versterken van de positie van contractmanagement binnen de organisatie. Zo zijn de contractmanagers binnen de organisatieonderdelen gepositioneerd, zodat ze dicht bij het vuur zitten en goed op de hoogte zijn van wat er speelt. Daarnaast is er met ingang van dit jaar ook een centraal team contractmanagement, dat zich bezighoudt met een leer- en ontwikkelprogramma en het gemeentebrede proces en beleid bewaakt. Specifiek ten aanzien van de raamovereenkomsten voor personele inzet, is er een team dat zich richt op deze contracten en hiervoor een poortwachtersfunctie gaat vervullen. Dit draagt ook bij aan het organisatiebreed bepalen van de contractwaarde bij een aanbesteding. Hierdoor kunnen overschrijdingen, zoals deze in 2024 geconstateerd op inhuur, worden tegengegaan.

Met deze maatregelen wordt ingezet op verdere verbetering van het inkoopproces, met daarbinnen in het bijzonder aandacht voor contractmanagement en de inkoopovereenkomsten voor de inhuur van externen. Hierbij staan drie woorden centraal: monitoren, signaleren en interveniëren. Ook zetten we in op grotere bewustwording over het belang van rechtmatig aanbesteden en op het terugdringen van overschrijdingen en onrechtmatigheden die ontstaan binnen de aanbestedingen. Het volledig doorlopen van een aanbestedingsprocedure duurt gemiddeld zes tot negen maanden. Dit betekent dat de acties niet van vandaag op morgen tot zichtbare verbeteringen leiden en er ook in 2025 nog een risico op onrechtmatigheden is.

3. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium 
Dit criterium draait om de vraag of er voldoende maatregelen zijn getroffen om te voorkomen dat er misbruik wordt gemaakt van gemeentelijke voorzieningen. Dit wordt beoordeeld aan de hand van diverse interne onderzoeken, waarbij bijvoorbeeld werkprocessen worden doorgelicht en beoordeeld op de toereikendheid van ‘checks and balances’ om de kans op misbruik en oneigenlijk gebruik te minimaliseren. In 2024 zijn er geen bevindingen over dit criterium geconstateerd.

Wel is bij de sisa-controle over 2024 geconstateerd dat er op dit moment geen beleid is dat specifiek is toegespitst op het tegengaan van misbruik en oneigenlijk gebruik binnen de Wet inburgering. Vanuit de sisa-verantwoording is dergelijk toegespitst beleid wel een vereiste. Hierom wordt het M&O-beleid ten aanzien van dit beleidsterrein in 2025 aangescherpt, om zo te voldoen aan de eisen die hier vanuit de sisa-regeling aan gesteld worden.